Referat generalforsamling 2015

Referat ordinær generalforsamling 18. marts 2015.

Indkaldelsen til generalforsamlingen på Ramsøhallens hjemmeside har været opslået rettidigt. Dog er det i dagbladet kun sket med 5 dages varsel. De fremmødte havde ingen bemærkninger til dette, dog bedes det tages til referat, at man fremover skærper at indkaldelser bliver gjort rettidigt.

1. Valg af dirigent.
   1. Hans Nielsen blev valgt.
2. Valg af sekretær.
   1. Maiken Skov Kjørnæs blev valgt.
3. Formandens beretning.
   1. Formand Vinni Smith fremlægger årets beretning – godkendt af de fremmødte.
   2. En lille tak til bestyrelsen.
   3. En tak til Halinspektøren for hans store indsats i den daglige drift.
   4. Leif Billesøe og Poul Erik Hansen vil modtage en lille erkendtlighed for deres arbejde som interne revisorer.
4. Fremlæggelse til godkendelse af det reviderede regnskab for det sidste afsluttede regnskabsår.
   1. Regnskabet blev godkendt.
5. Fremlæggelse til godkendelse af bestyrelsens forslag til budget for det kommende regnskabsår.
   1. Budgettet skal i situationen godkendes af kommunen, som den fremtidige ejer af Ramsø Hallen.
   2. Den lejeindtægt som kommer ind fra antennen, forventes stadig at indgå som en del af Ramsø Hallens budget.
6. Orientering om likvidationsprocessen ved Klaus Fiala.
   1. Der er indrykket et proklama i statstidende så evt. kreditorer kan begære deres krav.
   2. Andelshaverne skal have indløst deres andelskapital, udover de store andele som Roskilde Kommune og GIF. Der gennemgås kartotekskort for at finde frem til andelshaverne. Ifølge vedtægterne er der mulighed for en mortifikation, så andelshaverne kan gøre deres krav inden for en hvis frist.
   3. Værdifastsættelse på hallen. Ejendomsmæssig værdi og en offentlig ejendomsværdi. Det overskydende beløb, som er udover andelskapitalen, skal anvendes til sportslige aktiviteter i området.
   4. Bindende forholdsbesked bliver indhentet ved skat vedrørende selskabets mulige skattepligt.
   5. Når alle forhold er afklaret skal der ske en overdragelse til kommunen i form af et skøde og en købesum, som hvis der er et beløb i overskud vil skulle ske i form af et kontantbeløb.
7. 1. Ramsø Billiardklub: Forespørgsel på om der evt. kan sættes et skilt op udenfor, så det bliver lettere for besøgende til klubben at finde lokalerne.
      1. Endvidere ønskes der mulighed for at komme ud af bookingsystemet, da det alligevel kun er muligt for medlemmer af billiardklubben at komme ind.
      2. Også en forespørgsel fra billiardklubben om dispensation på muligheden for at få en kaffemaskine, så der atter kan laves kaffe.

————————————————————————————————————————-

Formandens beretning 2015

Når nogen spørg mig om at påtage mig en opgave eller en rolle, af hvilken som helst art, så har jeg en formodning om at de tror på at jeg kan løse eller løfte det hverv. Når jeg overvejer hvorvidt jeg selv mener at kunne løse eller løfte opgaven og rollen, så forsøger jeg at afdække hvad det indebærer, så jeg selv har en tro på at jeg kan. Nogen gange er det bare sådan, at ingen kan forudsige hvad det er man bliver kastet ud i. Og lige pludselig står man i en udfordring som jeg højst sandsynligt havde sagt ”nej” til, hvis det var blevet forelagt på forhånd.

 

Ramsø Hallens bestyrelse gik året 2014 i møde, med en forventning om at arbejdet ville dreje sig om en fornuftig forvaltning af driftstilskuddet fra kommunen. Og det lå også på bordet, at der skulle arbejdes effektivt med projektet ”haludvidelse”.

Driftstilskuddet fra Roskilde Kommune.
Bestyrelsen har fra årets start, lagt vægt på fortsat at prioritere vedligeholdelse og reparationer højt. Vi har et stramt budget og det kræver planlægning og omtanke at få det optimale ud af midlerne. Det kræver også fremsynethed, idet en udgift kan virke stor og uoverskuelig lige nu, men kan sikre besparelser og de næste mange år.
Netop den type vedligeholdelse og reparationer har der været en del af i 2014.
Halinspektøren har med stor målrettethed, med bestyrelsens budget for øje, iværksat udskiftning af varmeforsyningen til hallen, således at vi nu bruger naturgas og ikke længere får leveret varme fra Gadstrup skole.
Derudover er hallen blevet løftet betragteligt i forhold til vedligeholdelse, orden og i det hele taget hvordan hallen tager sig ud. Det vil ikke give mening at remse alt op her, men kan kun opfordre til at gå en tur rundt i hallen og betragte fremskridtene. Alt fra toiletter til mødelokale fremstår velholdt, ryddeligt og rent. Og nu også med nye flotte døre.
Det har en ubeskrivelig stor betydning for bestyrelsen og dets arbejde, at vi har en fuldtidsansat som i den grad brænder for, at Ramsø Hallen Gadstrup fungerer i det daglige. Ja, han får løn, det er hans arbejde. Men der er mange måder at udfylde et arbejde på. Bestyrelsen i Ramsø Hallen kan koncentrere sig om de overordnede linjer og kan sove trygt om natten, for den daglige drift er i de bedste hænder.

Projekt ”Hal-udvidelse”
I 2014 blev der arbejdet meget intenst på projekt ”Hal-udvidelse”. Projektgruppen fik udarbejdet et idéoplæg på baggrund af alt det tidligere undersøgelsesmateriale, bl.a. borgerundersøgelsen. Der blev lavet et stort arbejde med at få alle borgerne i nærmiljøet med ind over projektet. Oprettet en hjemmeside for udvidelsen af Ramsø Hallen og trykt kort med links til de steder hvor der kan findes oplysninger om projektet. Bestyrelsen gjorde alt hvad vi kunne, for at få politikerne i tale og havde stor succes med en besøgsrunde fra kultur- og idrætsudvalgets politikere. Vi blev modtaget positivt med idéoplægget alle steder.
Alligevel faldt korthuset til jorden, da Roskilde kommune´s byråd havde underskrevet det strategiske anlægsbudget, hvor Ramsø Hallens projekt var blevet taget af og skudt ud i fremtiden til 2018-19.
Vi har ikke helt rejst os endnu, men har ikke opgivet vores forehavende. Lige nu kræves det bare at vi i fællesskab får samlet energien og motivationen igen og får rettet sigtekornet mod målet. Måske skal der nye kræfter med i projektet? Vi ved hvad det er befolkningen i Gadstrup og omegn ønsker, vi skal have det beskrevet og gjort konkret så kommunen ikke har lyst til at sidde os overhørige.

Hvad ingen kunne have forudsagt!
I efteråret 2014 kom det frem i dagspressen at der var problemer med lovligheden af Roskilde Hallernes konstellation, som privatejet, idet Roskilde kommune ejede over 50% af andelene. Byrådet vedtog med flertal at Roskilde Hallerne skal kommunaliseres og ligeledes alle andre haller med lignende konstellation. Derfor blev Ramsø Hallens bestyrelse inviteret til møde på Roskilde kommune, med henblik på at igangsætte en kommunalisering af Ramsø Hallen, hvor kommunen ejer omkring 95% af andelene. Roskilde kommune gjorde meget ud af, at understrege at intensionerne er ”gode” og man ønsker på ingen måde at stække det gode og engagerede frivillige arbejde i Ramsø Hallen og dennes tilhørende foreninger.
I januar 2015 blev der så afholdt ekstraordinær generalforsamling hvor den af bestyrelsen fremlagte likvidationsplan blev godkendt.
Med likvidationsplanens ikrafttrædelse, som solvent likvidation, overgik alt ansvar og drift af Ramsø Hallen til likvidator Klaus Fiala. Men for at opretholde den daglige drift uden alt for store afvigelser, har Klaus Fiala givet fuldmagt til tre af bestyrelsesmedlemmerne, formand, næstformand og kasserer. Og derudover arbejder hele ”eks”bestyrelsen videre med at sikre en god overgang til kommunaliseringen.
Pludselig sidder man til møder med advokater, revisor, kommunaldirektør og økonomidirektør. Man er vidne til processer som man ikke anede eksisterede og man engagerer sig i et arbejde med udvikling af en konstellation som skal drive Ramsø Hallen videre ind i fremtiden.

Processen er langt fra færdig. Der er et stort arbejde med opløsningen af et amba. Der er andelshavere som skal have indløst deres andelsbeviser. Og der er en ”eks”bestyrelse som er villige til at følge arbejdet til dørs og som er villige til at fortsætte i den nye konstellation, når likvidationsprocessen afsluttes hen mod sommeren, ultimo juni 2015.

Ramsø Hallen i den nærmeste fremtid.
Udgangspunktet for Roskilde kommune er, at Ramsø Hallens forhold, muligheder og daglige drift, på ingen måder skal forringes af den igangværende proces. Og ”eks”bestyrelsen arbejder i tæt samarbejder med kommunen, parallelt med likvidationsprocessen, på at udarbejde hvad der kommer til at svare til en form for vedtægter. Når likvidationsprocessen er færdig, vil Ramsø Hallen være en del af Roskilde Kommune, med en institutionsbestyrelse med særlige beføjelser.
Foreningerne og den enkelte bruger af Ramsø Hallen, vil forhåbentlig ikke komme til at mærke nogen ændringer i det daglige. Der vil stadig være den nærværende daglige ledelse. Der vil stadig blive lagt vægt på fleksibilitet, evne og vilje til udvikling, evne og villighed til omstilling og tilpasning og ikke mindst hurtig respons på henvendelser og løsning af udfordringer.

Tusind tak til alle for indsatsen, samarbejdet og tålmodigheden i året der er gået.
Det har været endnu et år med masser af læring.
Jeg ser frem til at være en del af processen sammen med alle, både fra kommunen og fra den frivillige indsats i Ramsø Hallen.
Da denne generalforsamling er den sidste i rækken af mange, for Ramsø Hallen amba vil jeg gerne med en ganske lille erkendtlighed sige tak til bestyrelsen, for deres kæmpe indsats. Og jeg håber vi får lov at fortsætte vores samarbejde i en ny bestyrelse.
Jeg vil også gerne, på bestyrelsens vegne, sige tak til Ramsø Hallens eneste kontraktansatte, med en erkendtlighed. Tusind tak for det kæmpe engagement i dit job, din store ansvarsfølelse og ejerskabsfølelse over for Ramsø Hallen, hvilket kommer os alle sammen til gode, når vi forstår at give bolden op og holde spillet i gang.

Med tak for med og modspil i året der er gået.
Vinni