Stiftende Halforsamling 2016

Stiftende Halforsamling i Ramsø Hallen, den 12. maj 2016

Referat:

Velkomst ved Vinni, formand for afgående bestyrelse.

”Velkommen til stiftende halforsamling i en kommunalt ejet hal.

Hvad betyder det?

  • Byrådet er øverste myndighed
  • Fremtidige vedtægter er udarbejdet af afgående bestyrelse, men godkendt af byrådet
  • Fremtidige vedtægtsændringer behandles på den årlige hal-forsamling, men skal efterfølgende godkendes af byrådet
  • Den daglige drift varetages af en lokal bestyrelse (som vælges på denne halforsamling)
  • Halinspektørens nærmeste foresatte er bestyrelsen, men ansat under Roskilde Kommune, HR.

Hvad er gået forud?

  • Den 1. dec 2014 – møde på Roskilde Kommune
  • Marts 2015 – generalforsamlingen godkender den foreslåede likvidationsproces.
  • Marts 2016 – regnskab 2015 og budget 2016 godkendt- Likvidator Klaus Fiala fik fuldmagt til at underskrive overdragelsesregnskab når dette er færdigudarbejdet.
  • Den 30. marts 2016 – byrådet godkender vedtægter – derefter indkaldes til stiftende hal-forsamling.

Pkt. 2) Valg af dirigent.

Hans Nielsen vælges som dirigent.

Hans Nielsen erklærer Halforsamlingen lovligt indkaldt, i henhold til de af byrådet godkendte vedtæger.

Pkt. 3) Valg af referent.

Vinni godkendes som referent.

Pkt. 4) Valg af 6 bestyrelsesmedlemmer og 1 suppleant.

Opstillede kandidater:

  • Frank Roslyng-Stilou (GIFG)
  • Hans Kurt (Badminton)
  • Poul Pedersen (Gadstrup Motion)
  • Søren Tofte (Fodbold)
  • Vinni Smith (Gadstrup Motion)
  • Susanne Petersen (Håndbold)

Kandidaterne bliver valgt, hvorefter der ved lodtrækning afgøres hvilke tre bestyrelsesmedlemmer der er på valg til den næste halforsamling, i 2017.

  • Susanne Petersen på valg i 2017
  • Vinni Smith på valg i 2017
  • Frank Roslyng-Stilou på valg i 2017

Som suppleant blev foreslået Edgar Rasmussen, som accepterede og modtog valg.

Det sidste bestyrelsesmedlem er Lars Berg, byrådsmedlem og kommunens repræsentant i bestyrelsen.

 

Som afslutning på valg af bestyrelsesmedlemmer, kommer Vinni med et indlæg omkring det ansvar som følger med, når man bliver valgt ind i en bestyrelse.

”Den enkelte skal være sig sit bestyrelsesansvar bevidst. Advokat Søren Merrild Bie skriver om juridiske emner omhandlende job og erhverv. Han kan findes på internettet.

Som bestyrelsesmedlem er der ganske vide rammer for handlefriheden. Erstatningsansvar er kun hvis der er tale om økonomisk tab. Men gennem årene er dannet nogen grænser, men de er stadig ikke knivskarpe i juridisk forstand. Søren Merrild Bie giver dog et overblik og indsigt i det.

  • Det enkelte bestyrelsesmedlem forpligter sig til at varetage foreningens (her Hallens) interesser.
  • Hal-forsamlingen er bestyrelsens besluttende organ (her er byrådet øverste myndighed). Budgetbeslutninger/økonomiske beslutninger skal overholdes, planer for vedligholdelse osv.
  • Vedtægter skal overholdes
  • Økonomisk ansvar -> man har pligt til at holde sig orienteret. Man kan ikke påberåbe sig uvidenhed. Ved viden om uansvarlighed i en bestyrelse, skal man, hvis ikke det hjælper at påpege det, trække sig fra bestyrelsen og få det ført til referat hvad man er viden om.
  • Et bestyrelsesmedlem kan drages til ansvar udfra alm. Strafferet. Altså ved retsstridige handlinger, ligesom hvis det var på egne vegne, eksempel hvis der blev spillet hasardspil.
  • Bestyrelsen og det enkelte bestyrelsesmedlem har ansvar overfor evt. ansatte, omkring arbejdsmiljø, aflønning, arbejdsforhold (her dog Roskilde HR). Men bestyrelsen har pligt til at sikre at forholdene er i orden.

I det fremtidige bestyrelsesarbejde i Ramsø Hallen, er det Vinni´s, vision at bestyrelse bruger på tid på at udvikle redskaber til et godt bestyrelsesarbejde.

Med udgangspunkt i de af byrådet godkendte vedtægter, vil der blive arbejdet på følgende;

  • Udarbejdelse af ”forretningsorden:
    • Formål, hvad arbejder bestyrelsen for
    • Regler for beslutningsdygtighed
    • Afstemningsregler
    • Opgavefordeling
    • Nedsattelse af udvalg i det omfang det er brugbart
    • Habilitetsregler
    • Optagelse, udsendelse og godkendelse af referater
    • Tavshedpligt – hvornår er der lukkede punkter på dagsordenen (personsager, tilbudsgivning)
    • Økonomiopfølgning.

 

Herefter afsluttes den stiftende generalforsamling. Hans Nielsen takker for god ro og orden.

 

Referent: Vinni Smith Dinesen