Referat Halforsamlingen 2017

Referat fra Halforsamlingen den 28.03.2017 kl. 19.30

Afbud fra Vinni Smith så Poul Pedersen (næstformand) fremlægger.

  • :Valg af dirigent. Forslag; Anders Pilegaard Med stor enighed blev

Anders Pilegaard valgt.

Gennemgår dagsorden alt er i orden.

Konstatere at indkaldelsen er sket i rettidig i henhold til vedtægter.  Opslaget har været i hallen og på vores hjemmeside. Lagt op den 25 feb. 2017

  • Formandens beretning. Ved næstformand Poul Petersen.

Formandens beretning:

Det første år, for Ramsø Hallen, som kommunal hal, er gået. Med en bestyrelse som blev valgt ind, ved den stiftende Hal-forsamling i april 2016. Efter to år, hvor bestyrelsens arbejde handlede rigtig meget om overgangen fra et amba til kommunal hal, så glædede vi os til at skulle finde os til rette i den nye konstellation, som kommunal hal. Bestyrelsen var forberedt og indstillet på, gennem dialog og samarbejde med de kommunale embedsfolk, at finde en balance og en platform til at yde en indsats for at styrke og udvikle rammerne for Gadstrups samlede idrætsliv. Hele konstellationen med bestyrelse og kommune, er ikke prøvet før. Så alt var nyt for både kommunens embedsfolk, samarbejdspartnere, leverandører og brugere, så det har været en vigtig opgave, som har fyldt meget på bestyrelsesmøderne og for halinspektøren, som har den daglige kontakt med brugere, leverandører og samarbejdspartnere. Vi er kommet langt i denne konstellation og den første sti er trådt, men det kræver stadig en indsats at få gjort stien til en velkendt vej. Arbejdsopgaver, kompetencer, ansvar og kommandoveje skal være tydelige, så det bliver et fælles løft for alle.

Og så, på en varm solskinsdag, skulle der komme en ny kæmpe udfordring, som har påvirket alle i og omkring Ramsø Hallen, idet Hal 2 brændte. Det har udfordret os alle og der har været mange opgaver at løse, for at sikre at idrætslivet har kunnet bestå og fortsætte på samme niveau. Det har krævet fokus og ihærdighed med arbejdet for at få genopført og udvidet Hal 2.

Den daglige drift og økonomi:

Det allervigtigste, som bestyrelsen kæmpede hårdt for, i forbindelse med likvidationsprocessen, overgangen til kommunal hal, var at bevare det lokale initiativ og motivation. Det var vigtigt at holde fast i en konstellation med en bestyrelse med beslutningsret og ansvar. Og som en del af det, kæmpede vi for at beholde det årlige driftstilskud fra kommunen, med ret, pligt og ansvar for en fornuftig forvaltning.

Det lykkedes, på bedste vis, med opbakning fra Borgmester Joy Mogensen og ikke mindst økonomidirektør Mogens Raun og kommunaldirektør Henrik Kolind.

Derfor har Ramsø Hallen stadig et årligt driftstilskud, svarende til det tilskud vi fik som AMBA. Dette giver os en høj grad af selvbestemmelse og indflydelse på den daglige drift og vi kan planlægge langsigtet med fokus på det lokale behov. Der er stadig fleksibilitet, vilje til udvikling, vilje til omstilling og tilpasning og hurtig respons på henvendelser og løsning af udfordringer.
Projekt ”Hal-udvidelse”

I de fire år jeg har været med i Ramsø Hallens bestyrelse, er der blevet arbejdet med en udvidelse og opgradering af Ramsø Hallens rammer. Og før jeg var med, blev der også arbejdet på det. I alt har arbejdet stået på i 7-8 år. Sidste forår, inden hal 2 brændte, afleverede hal-bestyrelsen, i samarbejde med repræsentanter fra Roskilde kommune, et opdrag til Roskilde kommune, med detaljeret beskrivelse af behovet for udvidelse af de eksisterende rammer og forslag til en prioriteret gennemførelse af projektet i etaper. Opdraget blev positivt modtaget, men det nåede aldrig til afstemning i byrådet, da branden af hal 2, krævede en omprioritering af planerne. Vi blev tvunget til at tænke konstruktivt, for at imødekomme det akut opståede ”tomrum” for gymnastikken.

Der har hele tiden været to væsentlige punkter i argumentationen for haludvidelsen. Gymnastikken har et kæmpe behov for at få opgraderet de fysiske rammer og faciliteter, for at kunne se en fremtid for gymnastikken i Gadstrup, og Gadstrup Motion er ved at sprænge rammerne i de eksisterende lokaler og har brug for at komme ind under hallens tag.

Med en nedbrændt hal, blev det nødvendigt at arbejde for en fornuftig plan for genopførelse, men samtidig udvidelse af hal 2, således at gymnastikkens faciliteter bliver tidssvarende og fremtidssikret. Den plan er i fuld gang og faktisk er processen så langt, at det forventes at byggeriet starter i slutningen af april, først i maj. Der arbejdes stadig hårdt med detaljerne, for at sikre, at den hal der kommer til at stå færdig sidst på året 2017, virkelig også indfri´r dette behov, gymnastikken har. Samtidig skal skolen og alle andre samarbejdspartnere have de faciliteter de har behov for og som de havde før. Repræsentanter fra gymnastikken, Hanne Roslyng-Stilou og Bo Schytte har ydet en kæmpe indsats for at sikre, at der er taget højde for så mange detaljer som overhovedet muligt. GIF har også været på banen, idet der har været mange tekniske og administrative udfordringer at løse, for at byggeprojektet har kunnet bevæge sig fremad. Det betyder at Helle Eriksen også har løst uvante udfordringer. Samarbejdet er vigtigt og det skal styrkes og plejes, også i fremtiden.

Økonomien til genopbygning og udvidelse af hal 2 er meget, meget stram, men der er ny hal på vej. Vi følger processen til dørs og giver alt hvad vi har, for at sikre det bedst mulige resultat.

Hvad så med Gadstrup Motion? Ja, her ligger der stadig en kæmpe arbejdsindsats. Men allerede her i foråret arbejder vi på at aflevere et opdrag til Roskilde kommune, som kommer til vurdering og forhandling i byrådet, til de kommende budgetforhandlinger. Så Gadstrup Motion er ikke ”parkeret”. Arbejdet fortsætter. Og vi giver ikke op. Repræsentanter for Gadstrup Motion vil blive inddraget i processen, efterhånden som detaljeringsgraden stiger.

Heldigvis ligger der et kæmpe forarbejde, som stadig er udgangspunkt og grundlag for det opdrag der bliver udarbejdet til de kommende budgetforhandlinger.

I 2013 blev der lavet en borgerundersøgelse, efterfulgt af en workshop, for at afdække behov og ønsker i lokalbefolkningen, vedrørende idræt og fritid og Ramsø Hallen. I 2014 blev alle foreningerne under GIF interviewet omkring deres fremtidsplaner, realistiske ønsker og behov.

Alt dette arbejde, er det der ligger til grund for opdraget til kommunen. Både den hal der er på vej, men også det opdrag som omhandler Gadstrup Motion.
Ramsø Hallen i den nærmeste fremtid:

Som det er tydeligt i min beretning indtil nu, så kommer det næste års tid til at handle meget om byggeri og indlemmelse af Gadstrup motion under hallens tag. Jeg har beskrevet årets indsats, men også nævnt den fremtidige indsats.

Der er dog også mere dagligdags, men vigtige områder som kræver indsats. Det er tydeligt for mig, hvor vigtigt det er med et godt samarbejde med brugere, leverandører og Roskilde kommune. Så bestyrelsen har en opgave i det næste år, at styrke dialogen med alle samarbejdspartnere. Men jeg ser også en opgave i at synliggøre Hal-bestyrelsen arbejdsområder og højne informationsniveauet. Der er brug for information for at udbrede vigtig viden, give tryghed og opbygge tillid og respekt mellem alle parter.
Afslutningsvis vil jeg sige tusind tak til hele bestyrelsen, for opbakning, med- og modspil i året der er gået. Jeg har følt mig tryg i samarbejdet og jeg tager gerne en tørn mere, hvis I er villige til fortsat at bakke mig op. Tak for tålmodigheden og indsatsen, hver i sær.

Jeg sætter også stor pris på den tålmodighed og støtte, som kommunens embedsmænd har udvist. Der har været lydhørhed, også når jeg har stillet tingene lidt på spidsen.

Tak til halinspektør, Henning Riber for sin kæmpe engagerede indsats, i sit arbejde. Der har ligget et stort arbejde i, at koordinere alle opgaver i forbindelse med oprydning efter branden, forsikringsvurdering og hele genopbygningsplanlægning. Der har været rigtig mange ”folk” at servicere og holde i ”kort” snor.

Jeg ser frem til det fortsatte samarbejde med alle, både fra kommunen, alle brugerne, og fra den frivillige indsats i Ramsø Hallen.

Mange tak for året der er gået.
Vinni

Kommentar: fra Hanne Roslyng-Stilou.  Takker for at de har måtte byde ind med kommentar og forslag til den nye Hal 2 er glad for at bestyrelsen har taget vel i mod.

Formandens beretning godkendt.

  • Fremlæggelse til godkendelse af regnskabet for det afsluttede regnskabsår.

Se bilag:

Lars Berg: kommentere at det kostede hallen 280.000 kr. i år 2015 at blive kommunaliseret.

Hanne Roslyng-Stilou: Vil kommunen nedsætte driftstilskuddet når vi har stort et overskud i regnskabet? Lars Berg: Det vigtigt at vi beskriver, hvad vi vil bruge overskuddet til og det ikke bare en opbygning af formue.

Henning Riber: ” at vi har brugt penge på kommunaliseringen som gør at vi ikke har lige så meget til renoveringen af gulvet. ” …. Vi har også mulighed for at søge om tilskud til renovering af gulvet.  Begrundelse er at det har kostet hallen mange penge at blive kommunaliseret.

  1. Fremlæggelse til godkendelse af bestyrelsens forslag til budget for det kommende regnskabsår. Godkendt.
  2. Indkomne forslag: ingen
  3. Valg af
  4. 3 bestyrelsesmedlemmer og 1
  5. Vinni Smith modtager genvalg
  6. Frank Roslyng-Stilou: modtager ikke genvalg. Bo Skytte træder ind i stedet for.
  7. Susanne Skjold Pedersen: Modtager genvalg.

 

7:Eventuelt:

Hanne Roslyng-Stilou: Spørger om der er nogen strategi i forhold til en kommende udvidelse til motionsdelen?

Poul Petersen: Vi arbejder på at komme på kommende anlægsbudget.

Anders Pilegaard: spørger om vi kan gøre noget politisk til Lars Berg.

Lars B: Vigtigt at være på de sociale medier og lave støj, og vi skal være konkrete på de ønsker vi har.

Anders: kan vi gøre noget til Jubilæums fejring af Gadstrup Motion 10 års dag.

General forslag og snak.

Ved fejring af Gadstrup Motions 10 års dag kunne man invitere de kommunale politikere og fremvise deres toilet forhold, Hvor dårlige de er til 400 medlemmer.

Hanne Roslyng-Stilou: Kan vi blive overset i forhold til Viby og Svømmehal?

Lars Berg: Det bliver ikke aktuelt.

Dialog omkring udløb af dispensation for Gadstrup Motion.

Skyldes planloven.

Slå på kommunens idræts politik.

Der er mangel på plads på nuværende GM centeret.

Stor bredde af brugere bruger til GM centeret.

28/3.2017

 

 

_____________________                                        _____________________

Referent                                                                       Dirigent

Frank Roslyng-Stilou                                                  Anders Pilegaard